Yhteinen kirkkovaltuusto (SE)
Protokoll 09.09.2021/Paragraf 79

533/2019

 

79 §	Rohkeasti yhdessä - Modigt tillsammans 2023 kyrkorådets förslag inför remissrundan, II behandlingen

 

Beslutsförslaget

 

Gemensamma kyrkofullmäktige antecknar beredningsläget för kännedom.

 

Behandling

Samfällighetens direktör presenterade ärendet.

 

Under behandlingen gjordes 7 inlägg.

Beslut

Antecknades för kännedom.

 

Beslutshistoria

GKR 26.8.2021, 250 §

Beslutsförslag

           Samfällighetens direktör Juha Rintamäki

Gemensamma kyrkorådet:

1) för vid behov detaljförhandlingar om Modigt tillsammans –förslagen 1-70 (ref. bifogade PM)

2) sänder det slutliga förslaget sänds på remiss

3) besluter samtidigt att målsättningen för beredningen av MT-proces-sens förslag till fastighets- och lokalstrategi ska vara, att verksamhetslokalernas sammanlagda yta före utgången av 2030 reduceras med 25 % för att på så sätt trygga verksamhetsförutsättningen.

4) sänder utredningen om fastighetsbeståndet på remiss till församlingarna, de gemensamma arbetsformerna och samarbetsparterna

5) besluter om frågorna som ställs under remissrundan

6) delger kyrkofullmäktige beredningsläget för kännedom.

Behandling

Utdelat på bordet fanns en översättning samt bilagan Toimitilat kartalla

Projektchef Helasepppä och samfällighetens direktör Rintamäki redogjorde för ärendet.

Punkterna 2 och 3 i beslutsförslaget omformulerades:

2) sända det slutliga Modigt tillsammans beslutsförslaget på remiss

3) besluter samtidigt att målsättningen för beredningen av MT-pro-cessens förslag till fastighets- och lokalstrategi ska vara, att verksamhetslokalernas sammanlagda yta före utgången av 2030 reduceras med 25 % för att på så sätt trygga verksamhetsförutsättningen.

Beslut                                Enligt förslaget

                        

Gemensamma kyrkorådet:

1) för vid behov detaljförhandlingar om Modigt tillsammans –förslagen 1-70 (ref. bifogade PM)

2) sänder det slutliga förslaget på remiss

3) besluter samtidigt att målsättningen för beredningen av MT-proces-sens förslag till fastighets- och lokalstrategi ska vara, att verksamhetslokalernas sammanlagda yta före utgången av 2030 reduceras med 25 % för att på så sätt trygga verksamhetsförutsättningen.

4) sänder utredningen om fastighetsbeståndet på remiss till församlingarna, de gemensamma arbetsformerna och samarbetsparterna

5) besluter om frågorna som ställs under remissrundan

6) delger kyrkofullmäktige beredningsläget för kännedom.

Beslut

Merkittiin tiedoksi.

 

Redogörelse

Bakgrunden till Modigt tillsammans -processen

Syftet med församlingarnas och de gemensamma tjänsternas Modigt tillsammans –process är att säkerställa församlingarnas och de gemensamma tjänsternas verksamhetsförutsättningar i en situation där verksamhetsmiljön genomgår stora förändringar. Då processen inleddes ställdes följande frågor

·         vilken är vår gemensamma målbild, hur ska vi klara oss i framtiden?

·         vad gör vi tillsammans inom ramen för de gemensamma arbetsformerna och vad görs i församlingarna?

·         vad kan vi slopa och vad ska inte alls göra längre?

·         hur ska vi organisera oss – ska vi bygga upp samarbetsplattformer eller ska vi riva dem?

 

Den första behandlingen av sakkunniggruppernas förslag 17.6.

Kyrkorådet som leder Modigt tillsammans –processen fick den 17.6. 2021 första gången behandla förslagen till strategiska riktlinjer för hur verksamhetsförutsättningarna ska tryggas, arbetet fördelas mellan församlingarna och de gemensamma tjänsterna, personalplanen, fastighets- och verksamhetsutrymmesstrategin samt planen för digitaliseringen av verksamheten. Materialet hade under våren utarbetats av ett antal arbetsgrupper. Arbetsgruppernas insats sammanfattas i ett digert paket som innehåller 70 förslag. Materialet sänds på remiss till församlingarna och de gemensamma tjänsterna och behandlas som följer:

12.8. GKR finslipar materialet som sänds på remiss (inklusive frågorna)

26.8. GKR besluter om innehållet i materialet som sänds på remiss 

1.9.-15.10. Församlingsråden och de gemensamma tjänsterna/avdel-ningarna ger sina utlåtanden

21.10. GKR utlåtandena för kännedom och remissdebatt

4.11. beredning av GKR:s beslutsförslag

25.11. GKR besluter om sitt förslag och godkänner samtidigt de förslag som ligger inom kyrkorådets behörighetsområde

9.12. kyrkofullmäktige behandlar kyrkorådets förslag gällande de ärenden som faller inom fullmäktiges behörighetsområde.

Kyrkorådet diskuterade den 17.6 materialet som sänds på remiss och gav följande vägkost. Materialet ska vara enhetligt utformat och strukturerat så att förslagen är numrerade. Detta för att göra det lättare att under remissrundan urskilja de väsentliga förslagen och göra det lättare att hänvisa till olika punkter i Modigt tillsammans –paketet. Frågorna ska vara väsentliga och får inte vara för många. De essentiella frågorna ska också synliggöras visuellt så de skiljer sig från den övriga textmassan. Frågorna som ska kommenteras är komplicerade och komplexa och ska i begäran om utlåtande hållas på en rimlig nivå. Det väsentliga är att församlingarna ska ha realistiska förutsättningar att delta i beredningen av reformerna.

Remissrundans tidtabell diskuterades. I och för sig har man under våren förberett sig på detta. På basis av remissrundan måste man ändå noga överväga hur processen ska gå vidare. Det är t ex skäl att spjälka upp tidschemat enligt vilket beslutsförslagen presenteras för kyrkofullmäktige. Situationen klarnar under hösten.

Generellt sett ansåg kyrkorådet att resultatet av arbetsgruppernas insats är lyckat. Tydligast sticker förslagen som gäller tryggandet av verksamhetsförutsättningarna, fastighets- och lokalstrategin samt digitaliseringsplanen ut. Beträffande arbetsfördelningen önskade man att till bilagorna fogas ett organisationsschema som beskriver de gemensamma tjänsterna. Mest förväntningar hade man på prioriteringen av de planerade tjänsterna. Hur konkret personalplanen blir beror på i vilken utsträckning de övriga gruppernas förslag godkänns.

På frågan om koherensen mellan sakkunniggruppernas förslag svarade beredarna att man fäst särskild uppmärksamhet vid just detta. Vid GKR-mötet den 17.6 enades man om att både kyrkorådsmedlemmarna och kyrkoherdarna via det gemensamma dokumentet som finns på Teams kan komma med förslag som gäller beredningen.

 

Den första behandlingen 12.8.2021 av kyrkorådets förslag som sänds på remiss

Den 12.8.2021 diskuterade kyrkorådet materialet som ska sändas på remiss. Under diskussionen konstaterades att beredningen framskridit väl. Man enades om att hålla fast vid den ursprungliga tidtabellen, vilket innebär att remissrundan pågår 1.9.-15.10. I motiveringarna konstateras att församlingsråden getts tid att förbereda sig. Detta gäller framför allt de ekonomiska spörsmålen som man måste kunna påverka redan då budgetramen för 2023 ska fastslås.

För att stöda utlåtandeprocessen enades man om att skapa skräddarsydda Modigt tillsammans –infokiosker. Tre sådana ordnas i månadsskiftet september/oktober för respektive helhet. I de virtuella kioskerna kan man träffa representanter för sakkunniggrupperna och ställa kompletterande frågor gällande de förslag som remissrundan gäller.

Nu fastslagna infokiosker:

30.8 kl. 16.30-18 (Tryggande av verksamhetsförutsättningarna)

1.9 kl. 16.30-18 (Personalplanen)

3.9 kl. 10-11.30 (Arbetsfördelningen)

7.9 kl. 16.30-18 (Digitaliseringsplanen)

8.9 kl. 16.30-18 (Fastighetsplanen)

10.9 kl. 10-11.30 (Tryggande av verksamhetsförutsättningarna)

13.9 kl. 16-17.30 (Arbetsfördelningen)

14.9 kl. 12-13.30 (Fastighetsplanen)

14.9 kl. 16-17.30 (Personalplanen)

16.9 kl. 16-17.30 (Digitaliseringsplanen)

xx.9 kl. xx (Tryggande av verksamhetsförutsättningarna)

xx.9 kl. xx (Arbetsfördelningen)

xx.9 kl. xx (Fastighetsplanen)

xx.9 kl. xx (Personalplanen)

xx.9 kl. xx (Digitaliseringsplanen)

Förteckningen preciseras vecka 34.

Till stöd för remissrundan har man för varje ärendehelhet utarbetat korta videoinslag som personalen och de förtroendevalda kan använda då de sätter sig in i förslagen som de ska ta ställning till. Länken till dessa videosnuttar finns bl a på Sinfo och de förtroendevaldas webbtjänst.

Sedan kyrkorådets I behandling av materialet har de motiverande betänkandena och korta slutrapporterna bearbetats och vissa innehållsmässiga ändringar/preciseringar och korrigeringar av teknisk natur gjorts (korrigering av personalplanen, förteckningen över digitaliserings-planens bilagor). Fastighetsstrategins styckeindelning har ändrats (påverkar inte innehållet) och de gemen-samma tjänsternas organisationsschema har tillagts. Fastighets- och lokal-strategin som utarbetats under sommaren har jämte bilagor tillagts. Materialet behandlades av fastighets- och lokalarbetsgruppen den 16.8. En närmare redogörelse längre fram i texten. Motsvarande ändringar har också gjorts i den svenska versionen.

 

Fastighets- och lokalstrategin - en del av Modigt tillsammans –processen

I förslaget gällande fastighets- och lokalstrategin är målsättningen att före utgången av 2030 minska det totala antal m² som nu utnyttjas med 25 % för att på så sätt förbättra de kommande verksamhetsförutsättningarna.

För att uppnå målet har fastighets- och lokalgruppen sammanställt en utredning som ligger till grund för diskussionerna med församlingarna och de övriga aktörerna. Utredningen utgår från att hela fastighetsbeståndet måste reduceras. Uppgifterna om de objekt som nämns i utredningen preciseras under processens gång. Därför är utredningen endast för internt bruk. Det kan ske förändringar bland objekten men det går inte att pruta på behovet av en totalreducering om vi ska trygga verksamhetsförutsättningarna.

I stället för de objekt som ingår i utredningen måste ersättande verksamhetslokaler hittas í fastighetsbeståndet.

Utredningen gäller församlingarnas och samfällighetens egentliga verksamhetslokaler.

I utredningen granskas lokalernas läge, ekonomi och m²-yta.

Syftet med utredningen är att ge en uppfattning om reduceringsbehovet och dess omfattning. Det är motiverat att göra en mer detaljerad grans-kning med utgångspunkt i bl a möjligheterna att omplacera verksamhe-ten, detaljplanesituationen, fastigheternas byggnadstekniska skick och ekonomin. Dessutom gäller det att beakta existerande renoveringsskuld och kommande investeringsbehov.

Med tanke på det fortsatta arbetet behövs det också riktlinjer för hur kassaflödet som genereras genom uthyrning och eventuella försäljningsåtgärder ska utnyttjas.

 

Förslag till frågor som ska besvaras under remissrundan

Den 26.8 besluter kyrkorådet vilka frågor som ska sändas på remiss. Avsikten är att frågorna ska fokusera på centrala frågor som man måste beakta. De som ger utlåtande förväntas särskilt ta ställning till och motivera frågorna och förslagen som de vill korrigera.

 

Tryggande av verksamhetsförutsättningarna

1. Föreslås att verksamhetsbidraget (det årliga helhetsanslaget) 2023, 2026 och 2029 stegvis trappas ned, varje gång med 8%. Möjliggör detta strukturella förändringar i församlingen/enheten bättre än kontinuerliga nedskärningar enligt osthyvelprincipen? Vilka konkreta åtgärder tänker ni vidta under 2022 för att uppfylla de kommande inbesparingskraven? Vilken lösning ser ni som alternativ om ni inte är redo att göra den nedskärning på 8 % som föreslås? (gäller GKR:s förslag nr 1)

2. Tycker ni att förslaget till fördelning av det totala anslaget är lyckat? Om inte, vad skulle ni vilja ändra och varför? (gäller GKR:s förslag nr 4)

3. Tycker ni att förslaget till fördelningsgrunder för anslagen som beviljas församlingarna är rättvist och tycker ni att de angivna kriterierna och viktningarna är riktiga? Om inte, vilka punkter anser ni borde ändras, hur och varför? (gäller GKR:s förslag nr 5)

4. Tycker ni att förslaget till nya grunder för fastställande av interna hyror är tydligt och jämlikt? Vilka fördelningsgrunder tycker ni att borde ändras och i så fall varför? (gäller GKR:s förslag nr 6)

 

Arbetsfördelningen mellan församlingarna och de gemensamma tjänsterna

5. Betjänar samarbetsteserna förändringsprocessen? Vilka teser tycker ni är viktigast? (gäller GKR:s förslag/slutrapport sida 12 ”Samarbetets teser

6. Prioritering av tjänsterna: en prioritering av de gemensamma tjänsterna görs redan innevarande höst. Processen syftar till att minska eller helt slopa vissa funktioner inom samfälligheten. Vilka tjänster är ur församlingarnas synvinkel viktiga att bibehålla? (gäller GKR:s förslag/slutrapport sida 11 ”Åtgärder, tidtabeller och mätare”)

7. Åtgärdsförslag: Är det möjligt att genomföra förslagen inom den givna tidtabellen? Vill ni göra tillägg/ändringar i förslagen? (gäller GKR:s förslag nr 11-23)

 

Personalplanen

8. Vilka prioriteringar/åtgärder främjar bäst förverkligandet av målen för 2023? Den föreslagna nedskärningen av verksamhetsbidraget med 8 % innebär oundvikligen också en reducering av personalkostnaderna. Vad ska man särskilt beakta i detta sammanhang? (gäller GKR:s förslag nr 24-49)

9. Vilka åtgärder betjänar bäst en strategiorienterad personalplanering? Vilka skulle vara de tillräckliga resurser som behövs för att leda förändringen? (gäller GKR:s förslag nr 24-49)

10. Åtgärdsförslag: Kan ändringsförslagen genomföras inom den givna tidtabellen? Vill ni göra tillägg/ändringar i ändringsförslagen? (gäller GKR:s förslag nr 24-49)    

 

Fastighets- och utrymesstrategin

11. Vilka ändringar/tillägg borde göras i fastighets- och utrymmesstrategin? (gäller GKR:s förslag nr 50-60)  

12. Vilka användaraspekter ska beaktas om man avstår från de fastigheter som nämns i kyrkorådets förteckning? Vilka problem anser ni att uppstår om verksamheten förläggs till andra utrymmen som ägs av samfälligheten? Vilken betydelse har egna verksamhetslokaler i ett digitaliserat samhälle? (gäller GKR:s förslag nr 50 och 51)  

13. Hur viktigt är det att skriftskollägren hålls på våra egna lägergårdar? Kan lägren hållas på nya platser? Har lägergårdarna ett egenvärde med tanke på skriftskolprocessen? (gäller GKR:s förslag nr 58)

 

Digitaliseringsstrategin

14. Vi närmar oss målen i digistrategin från fyra håll och har identifierat tio digitala mål (tio budord). Saknas något väsentligt mål för digitaliseringen av samfälligheten om man granskar processen ur de fyra tidigare nämnda perspektiven? Vilka mål saknas i så fall och hur kunde vi uppnå just dessa mål? (gäller GKR:s förslag nr 62-71)

15. Gäller något av målen inte strategiperioden 2021-2026 eller är det kanske onödigt? Varför? (gäller GKR:s förslag nr 62-71)

16. För de tio digitala budorden som utarbetats i samarbete med personalen och de förtroendevalda har man utvecklat åtgärder som lagts upp på strategins tidsaxel. Saknas någon viktig åtgärd som kunde främja ett visst mål? (gäller GKR:s förslag nr 62-71)

 

Allmänt

17. Vilka andra frågor vill ni ta upp i ert utlåtande?

Bilagor

15	Rohkeasti yhdessä Perustelevat muistiot
16	Rohkeasti yhdessä loppuraportti
17	Modigt tillsammans Motiverande promemorior
18	Modigt tillsammans slutrapport
19	Kysymykset RY-lausuntokierrokselle 2021
20	Frågor för MT-remissbehandlingen 2021
21	Rohkeasti yhdessä -asiantuntijaryhmien liitteet
22	Rohkeasti yhdessä -tavoitetila 18.3.2021
23	Modigt tillsammans -målbild 18.3.2021
24	Rohkeasti yhdessä kiinteistökannan selvityskohteiden selvittäjä1