Yhteinen kirkkovaltuusto (SE)
Protokoll 10.09.2020/Paragraf 41

520/2020

 

41 §	Inrättande av en HR-avdelning

 

Beslutsförslag

 

Gemensamma kyrkofullmäktige

1)    inrättar en HR-avdelning inom de gemensamma tjänsterna och godkänner instruktionen för HR-avdelningen (bilaga)

2)    godkänner de stadgeändringar som inrättandet av HR-avdelningen medför:

a.     3§ och 11§ i reglementet för gemensamma kyrkorådet ändras enligt bilagan

b.     2§ och 7§ i instruktionen för samfällighetens förvaltning ändras och en ny 8§ införs varefter paragrafernas numrering justeras enligt bilagan

c.     i instruktionen för förvaltningsavdelningen ändras punkterna 1.1, 1.3, 2.3 och 3.1.2 i enlighet med bilagan.

3)    underställer ändringarna i gemensamma kyrkorådets reglemente domkapitlet för fastställande

4)    ger förvaltningsdirektören fullmakt att besluta om inrättandet av en HR-avdelning och praktiska administrativa frågor som förknippas med avdelningen.

 

Behandling

Under behandlingen gjordes 10 inlägg.

Beslut

Beslutsförslaget godkändes.

 

Beslutshistoria

GKR 28.5.2020, 142§

Beslutsförslag

Samfällighetens direktör Rintamäki

                                    Gemensamma kyrkorådet föreslår att kyrkofullmäktige

1) inrättar en HR-avdelning inom de gemensamma tjänsterna och godkänner instruktionen för HR-avdelningen (bilaga)

(2)  godkänner de stadgeändringar som inrättandet av HR-avdelningen medför:

a.     3§ och 11§ i reglementet för gemensamma kyrkorådet ändras enligt bilagan

b.     2§ och 7§ i instruktionen för samfällighetens förvaltning ändras och en ny 8§ införs varefter paragrafernas numrering justeras enligt bilagan

c.     i instruktionen för förvaltningsavdelningen ändras punkterna 1.1, 1.3, 2.3 och 3.1.2 i enlighet med bilagan.

3)    underställer ändringarna i gemensamma kyrkorådets reglemente domkapitlet för fastställande

4)    ger förvaltningsdirektören fullmakt att besluta om inrättandet av en HR-avdelning och praktiska administrativa frågor som förknippas med avdelningen.

Beslut                           Enligt förslaget.

 

Redogörelse

Samfälligheten står inför år av förändring, vilket ställer särskilda krav på kompetens i fråga om personal- och förändringsledarskap. Den gemen-samma HR-tjänstenhetens roll är att stärka församlingarnas och enhe-terna inom de gemensamma tjänsterna i frågor gällande personal-ledning, förändringsledarskap och andra frågor gällande personalför-valtning. HR-chefen sade upp sig per 1.1.2020 och arbetarskydds-chefen har sedan dess skött HR-chefens uppgifter vid sidan av sitt arbete.

HR-enheten är en del av förvaltningsavdelningen och leds av en HR-chef. Utöver HR-chefen har enheten h 13 anställda och dessutom hör vaktmästeriets 3 anställda till HR-enheten. HR-enheten ska enligt grundstadgan sköta frågor gällande anställningsförhållanden, premie-ring, samarbetet med löneräkningstjänsten, arbetarskyddet, personalut-veckling, utveckling av arbetsgemenskaper, arbetshandledning, arbets-hälsan, samarbetet med företagshälsovården, personalrapportering samt representera arbetsgivaren och personalen i samarbetsfrågor.

I en enkät som i januari 2020 riktades till kyrkoherdarna och cheferna inom de gemensamma tjänsterna frågades om behovet av stöd från HR-enheten och vilka förväntningar som ställs på HR-personalens kom-petens. Svaren gav vid handa att kyrkoherdarna och cheferna framför allt behöver hjälp med anställningsfrågor, tolkningen av arbetslagstift-ningen, krävande chefsuppgifter, arbetshälsan samt hjälp med att dra upp riktlinjer i fråga om personalförvaltningen. I fråga om kompetensen ställdes särskilt förväntningar på juridisk kompetens i fråga om skötseln av anställningsförhållanden. Man önskade också kompetens gällande omfattande HR-verksamhet, tolkning av arbets- och tjänstekollektivavtal samt stöd i krävande chefssituationer.

För att säkerställa en tillräcklig HR-kompetens med tanke på komman-de utmaningar har direktörskollegiet och samfällighetens ledningsgrupp behandlat frågan i mars 2020 och gett följande direktiv för beredningen:

1)      HR-tjänsterna blir en självständig avdelning som underställs samfällighetens direktör,

2) HR-avdelningen leds av en HR-direktör. Personalchefstjänsten dras in och ersätts med en HR-direktörstjänst.

Inrättandet av HR-avdelningen behandlades den 16.4.2020 vid kyrkorå-dets aftonskola och samarbetskommittén informerades den 7.5.2020. Enhetens personal har hörts flera gånger och informerats om bered-ningsläget, senast skedde detta den 12.5.2020.

I april-maj gjorde Deloitte Oy en intern utvärdering av personalförvaltningen. Målsättningen med denna beställda utredning var att bedöma läget inom samfällighetens personalförvaltning och utreda utvecklingsmöjligheterna i fråga om följande:

- personaltjänstens strategi (inkl. organisationen),

- personaltjänstens dataprogram (inkl rapportering)

- personalens kompetensutveckling

- serviceprocesserna.

Vid granskningen konstaterades bl a att det kommer att kräva mycket arbete att leda omstruktureringen av HR-enheten och hela organisatio-nens personalförvaltning, eftersom det tar tid, starkt förändringsledar-skap och gott personalledarskap. För att förändringen ska lyckas är det därför nästan oundvikligt att skapa ett mandat för en HR-direktör som kan agera förändringsledare.

I rapporten konstateras att det finns ett betydande behov av att utveckla personalförvaltningen i fråga om strategisk personalplanering, IT-prog-ram samt definition, beskrivning och förverkligande av personalförvalt-ningens processer. Det finns också ett behov av kompetensutveckling.

Frågan är hur vi ska säkerställa en tillräcklig kompetens i samfällighe-tens personalförvaltning. HR-direktören som rekryteras måste kunna agera på strategisk nivå men också i det operativa arbetet, särskilt i frå-ga om arbetslagstiftningen, tolkningen av kollektivavtalen, riktlinjerna för lönepolitiken och därtill kunna ge rådgivning och stöda cheferna i krävande situationer. HR-direktörens lön måste vara konkurrenskraftig. Hela HR-teamets kompetens måste uppdateras och utvecklas.

Fördelen med att inrätta en HR-avdelning och en HR-direktörstjänst är att satsningen på personalförvaltningen märks (höjande av kompeten-sen, befogenheter, medlemskap i ledningsgruppen osv), HR-direktö-rens befogenheter är större än den nuvarande personalchefens, antalet nivåer i förvaltningen minskar, förvaltningsdirektörens arbetsbörda blir rimligare och genom att stärka HR-enhetens ledares status och lön kan man rekrytera en kompetent HR-direktör. Genom HR-direktörens breda kompetens förbättras möjligheterna att uppdatera hela personalenhe-tens kompetens.

Avigsidan med förändringen är att kostnaderna stiger (uppskattningsvis 20 000 €/år), antalet direktörer ökar och den nya avdelningen ökar också arbetsbördan för samfällighetens direktör, vars uppgift sköts vid sidan av den ordinarie tjänsten.

Förvaltningsdirektörens uppgifter (ärendehantering, upphandlingar, personal, centralregistret, IT och generella förvaltningstjänster) är så omfattande att det inte är möjligt att i tillräcklig utsträckning leda dessa funktioner.

Den nya HR-avdelningens uppgifter fastställs i instruktionen för avdel-ningen. Enligt 11 § i kyrkorådets reglemente fastställer förvaltningsdi-rektören kravgrupp för anställningsförhållanden och den uppgiftsbase-rade lönedelen (grundlönen) inom de riktlinjer som gemensamma kyr-korådet fastställt och beslutar om annan premiering inom de ramar som gemensamma kyrkorådet fastställt. Förvaltningsdirektören beviljar sam-fällighetens tjänsteinnehavare och arbetstagare begravningsbidrag och familjepension som baserar sig på pensions- och begravningshjälps-stadgorna. Nu föreslås att dessa uppgifter överförs på HR-direktören. Vidare föreslås att 7§ i instruktionen för samfällighetens förvaltning ändras så att HR-direktören och inte förvaltningsdirektören ansvarar för samfällighetens personalpolitik utgående från de riktlinjer som gemen-samma kyrkorådet gett. Personalenhetens uppgifter som nämns i inst-ruktionen för förvaltningsavdelningen torde hädanefter återfinnas i inst-ruktionen för HR-avdelningen.

Vid kyrkorådets aftonskola 16.4.2020 framfördes en begäran om att också utreda alternativet att personalenheten förblir en enhet inom förvaltningsavdelningen och underställd förvaltningsdirektören. I så fall skulle endast reglementet för kyrkorådet ändras så att HR-chefens befogenheter ökas genom att överföra förvaltningsdirektörens i reglementet nämnda beslutsrätt i fråga om lönesättning på HR-chefen. Detta skulle höja HR-chefstjänstens kravnivå och samtidigt motivera en mer konkurrenskraftig lön för HR-chefen. I så fall skulle ansvaret för personalförvaltningen och personalpolitiken enligt kyrkorådets riktlinjer fortsättningsvis vila på förvaltningsdirektören.

Bilagor

3	HR-avdelningens instruktion
4	GKR reglemente ändring
5	Instruktion för förvaltningen ändring
6	Förvaltningsavdelningens instruktion ändring
7	Seurakuntayhtymän yhteisten palveluiden ja hallinto-osaston organisaatio nyt
8	Yhteisten palveluiden organisaatio henkilöstöosaston perustamisen jälkeen