Yhteinen kirkkovaltuusto (SE)
Protokoll 28.01.2021/Paragraf 17

95/2021

 

17 §	Upphandling av måltidstjänster till samfällighetens verksamhetsställen och lägergårdar för åren 2021 - 2023 (option för 2024 - 2025)

 

Beslutsförslag

 

Kyrkofullmäktige besluter att

1) till serviceproducent för Svartholmen välja Compass Group FS Finland Oy, för en tvåårsperiod f o m mars 2021. Avtalets helhetsvärde inkl. eventuella optionsår torde stiga till ca 1 520 000 € moms 0%

2) till serviceproducent för Stenholmens och Lekholmens lägerområden välja Delicatessen Ravintolat för en tvåårsperiod f o m mars 2021. Avtalets helhetsvärde inkl. eventuella optionsår torde stiga till ca 220 000 € moms 0%

3) till serviceproducent för de övriga lägergårdarna (Korpirauha, Lohiranta, Porkala och med option för Mariefors) välja Delicatessen Ravintolat för en tvåårsperiod f o m mars 2021. Avtalets helhetsvärde inkl eventuella optionsår torde stiga till ca 615 000 €moms 0%

4) ge direktören för gemensamt församlingsarbete rätt att underteckna ramavtalen och att vid behov göra smärre ändringar av teknisk natur I dessa samt att besluta om utnyttjandet av optionsåren (1+1),

5) justera denna paragraf omgående.

Beslut

Beslutsförslaget godkändes.

 

Beslutshistoria

GKR 14.1.2021  16 §

Samfällighetens direktör Juha Rintamäki

Kyrkorådet föreslår att kyrkofullmäktige

1) till serviceproducent för Svartholmen väljer Compass Group FS Finland Oy, för en tvåårsperiod f o m mars 2021. Avtalets helhetsvärde inkl. eventuella optionsår torde stiga till ca 1 520 000 € moms 0%

2) till serviceproducent för Stenholmens och Lekholmens lägerområden väljer Delicatessen Ravintolat för en tvåårsperiod f o m mars 2021. Avtalets helhetsvärde inkl. eventuella optionsår torde stiga till ca 220 000 € moms 0%

3) till serviceproducent för de övriga lägergårdarna (Korpirauha, Lohiranta, Porkala och med option för Mariefors) väljer Delicatessen Ravintolat för en tvåårsperiod f o m mars 2021. Avtalets helhetrsvärde inkl eventuella optionsår torde stiga till ca 615 000 €moms 0%

4) ger direktören för gemensamt församlingsarbete rätt att underteckna ramavtalen och att vid behov göra smärre ändringar av teknisk natur I dessa samt att besluta om utnyttjandet av optionsåren (1+1),

5) justerar denna paragraf omgående.

Beslut

Enligt förslaget.

 

Redogörelse

1. Föremål för upphandlingen, helhetspris och avtalsperiod

Upphandlingen gäller måltidstjänster för samfällighetens verksamhets-ställen och lägergårdar. Här avses skötselavtal för Svartholmen och köptjänstavtal för lägergårdarna.

I fråga om Svartholmen gäller tjänsterna lunch och cafétjänster för sporadiska besökare, mötes- och besöksservice för grupper, lunch och kaffe för personalen samt tjänster som hänför sig till privata evenemang samt festservice.

I lägergårdarnas service ingår måltidstjänster för lägerdeltagare och grupper, personalluncher och –kaffe samt privata evenemang och festservice.

Upphandlingen består av tre delhelheter (1 Svartholmen, 2 Stenholmen och Lekholmen och 3 övriga lägergårdar [Korpirauha, Lohiranta, Porkala och som option dessutom Mariefors]). Anbud kunde ges för ett eller samtliga områden och anbud kunde godkännas för ett eller samtliga områden.

För samtliga delområden gällde att miljöaspekterna skulle beaktas, bl a skulle anbudsgivaren förbinda sig till att använda minst 10 % eko-produkter. De sociala aspekterna bedömdes bl a på basis av om anbudsgivaren ger möjlighet till sysselsättning, utbildning  och motsvarande tjänster.

Område 1 gäller ett skötselavtal där beställaren står för kostnaderna för måltidstjänsten och dessutom betalar en överenskommen ersättning för utförandet medan producenten gottskriver beställaren de influtna  försäljningsintäkterna. Värdet på skötselavtalet inklusive de potentiella optionsåren är sammanlagt ca 1 520 000 €, moms 0%.

Avtalet för område 2 beräknas inklusive potentiella optioner stiga till ca 220 000 € moms 0%. Årskonsumtionen preciserades under beredningen och därför avviker det beräknade helhetsvärdet från det kalkylerade referensvärdet.

Det kalkylerade värdet inklusive optioner för område 3 är ca 615 000 €, moms 0%. Årskonsumtionen preciserades under beredningen och därför avviker det beräknade helhetsvärdet från det kalkylerade referensvärdet.

Den egentliga avtalsperioden är två år med option för 1 + 1 år. Beslut om utnyttjande av optionen fattas separat. Avtalsperioden torde inledas i mars 2021.

2. Upphandlingsförfarande

Det är fråga om ett ramavtal. En i upphandlingslagens bilaga E avsedd konkurrensutsatt upphandling av annan särskild tjänst genomfördes genom öppet förfarande elektroniskt via Cloudia. Begäran om anbud publicerades den 13.11.2020 och eventuella frågor besvarades till och med den 20.11.2020. Inom utsatt tid ställdes fem frågor på webbplatsen Tarjouspalvelu.fi. Frågorna besvarades via samma kanal. Upphandlingsenheten publicerade den 25.11.2020 tilläggsinformation gällande anbudsbegäran.

3. Erhållna anbud

Anbuden skulle ges elektroniskt på webben senast kl 12.00 den 4.12.2020. Inom utsatt tid gavs följande 2 anbud till upphandlingsenheten:

- Compass Group FS Finland Oy (0873697-9), delområde 1

- Delicatessen Ravintolat / Oy Shaba Ab (1055839-0), delområde 2 och 3.

4. Evaluering av anbudsgivarnas lämplighet

Compass Group FS Finland Oy och Delicatessen Ravintolat uppfyller de uppställda lämplighetskraven.

5. Bedömning av huruvida anbuden motsvarar begäran om anbud

Anbuden från Compass Group FS Finland Oy och Delicatessen Ravintolat överensstämmer med anbudsbegäran.

6. Jämförelse av anbuden

Anbuden jämfördes på basis av deras totalekonomiska fördelaktighet. Det sammanlagda maximala antalet pris- och kvalitetspoäng var 100 viktat så att pris  gav maximalt 60 och kvalitet maximalt 40 poäng. Två faktorer kunde ge kvalitetspoäng:

- Användning av eko-produkter: anbudsgivaren förbinder sig att använda eko-produkter (gäller mat som erbjuds samt råvaror och drycker) max 20 poäng: 

o minst 10 % (minimikrav, inga tilläggspoäng) 0p

o 11-30% 5p

o 31-50% 10p

o över hälften (över 50%) 20p

- erbjuder möjlighet till arbetsprövning och andra liknande arrangemang: anbudsgivaren erbjuder vid någon av sina arbetsplatser möjlighet till arbetsprövning, läroavtal, arbetspraktik eller annat liknande alternativ (max 20 poäng):

o vi erbjuder inte sådana möjligheter, 0p

o vi förbinder oss till att åtminstone årligen (optionsåren medräknade 4 ggr) erbjuda möjlighet till arbetsprövning eller någon annan nämnd möjlighet, 10p

o vi förbinder oss till att det kontinuerligt under avtalsperioden (inklusive optionsåren alltså 4 år) finns en person i arbetsprövning eller läroavtal, 20 p

Eftersom det endast gavs ett anbud/delområde kunde ingen jämförelse göras. Nedan de pris som angetts för jämförelsen/delområde. Viktningen av prisen har gjorts på basis av den uppskattade årsförbrukningen:

- Område 1: 286 300,00 € (oms 0 %).

- Område 2: 19 637,50 € (moms 0 %).

- Område 3: 22 387,50 € (moms 0 %).

Anbudsgivarna förband sig till mer än minimikravet i fråga om utnyttjandet av eko-produkter och till att under avtalsperioden inkl. optionsåren kontinuerligt ha någon i arbetsprövning eller läroavtal.

7. Upphandlingsbeslut och -avtal

Föreslås att upphandlingen görs på basis av den genomförda konkurrensutsättningen enligt följande:

- område 1 Svartholmen: Compass Group FS Finland Oy

- område 2 Stenholmen och Lekholmen: Delicatessen Ravintolat

- område 3 övriga lägergårdar (Korpirauha, Lohiranta, Porkala och som option Mariefors: Delicatessen Ravintolat

Upphandlingsavtalen uppstår först sedan de skriftliga avtalen undertecknats.

Bilagor

19	Avauspöytäkirja Helsingin seurakuntayhtymän toimintakeskuksen ja leirikeskusten ruokapalveluiden hankinta
20	Helsingin seurakuntayhtymän toimintakeskuksen ja leirikeskusten ruokapalveluiden hankinta Tarjouspyyntö
21	Helsingin seurakuntayhtymän toimintakeskuksen ja leirikeskusten ruokapalveluiden hankinta Vertailutaulukko (icke offentl. OffentL 6 § 6 punkten)
22	Palvelukuvaus Leirikeskukset (icke offentl. OffentL 6 § 6 punkten)
23	Palvelukuvaus Mustasaari (icke offentl. OffentL 6 § 6 punkten)
24	Sopimusluonnos_leirikeskukset (icke offentl. OffentL 6 § 6 punkten)
25	Sopimusluonnos_Mustasaari (icke offentl. OffentL 6 § 6 punkten)
26	Tarjous Compass Group FS Finland Oy (icke offentl. OffentL 6 § 6 punkten)
27	Tarjous Delicatessen Ravintolat (icke offentl. OffentL 6 § 6 punkten)