Yhteinen kirkkovaltuusto (SE)
Protokoll 28.01.2021/Paragraf 16

300/2021

 

16 §	Upphandling av städtjänster för perioden 2021 - 2023 (option för åren 2024 - 2025)

 

Beslutsförslag

 

Kyrkofullmäktige besluter att

1)    inte beakta anbuden från Afka Oy och Tehopro Oy, eftersom dessa inte uppfyller de ställda kraven

2)    för städningen av trappor och verksamhetslokaler välja Lassila & Tikanoja Oyj. Den tvååriga avtalsperioden inleds i mars 2021. Kontraktets helhetsvärde inklusive optionsåren är ca 480 000 € moms 0%

3)    för städningen av lägergårdarna och med option för holmarna samt festhuset i Mariefors välja Siivoustoimisto Beki Oy. Den tvååriga avtalsperioden inleds i mars 2021. Kontraktets helhetsvärde inklusive optionsåren är ca 460 000 € moms 0%

4)    välja Beretta Palvelut Oy, Coor Service Management Oy, Siivoustoimisto Beki Oy och Siskon Siivous Oy för skötsel av underhålls- och grundstädningsuppdrag som vid beställs vid behov. Den tvååriga avtalsperioden inleds i mars 2021. Kontraktets helhetsvärde inklusive optionsåren är ca 1 060 000 € moms 0%

5)    ge fastighetsdirektören fullmakt att underteckna ramavtalen och vid behov göra smärre justeringar av teknisk natur samt att besluta om ett eventuellt utnyttjande av optionsåren (1 + 1)

6)    justera denna paragraf omedelbart.

Beslut

Beslutsförslaget godkändes.

 

Beslutshistoria

GKR 14.1.2021  17 §

Samfällighetens direktör Juha Rintamäki

Kyrkorådet föreslår att kyrkofullmäktige

1)    inte beaktar anbuden från Afka Oy och Tehopro Oy, eftersom dessa inte uppfyller de ställda kraven

2)    för städningen av trappor och verksamhetslokaler väljer Lassila & Tikanoja Oyj. Den tvååriga avtalsperioden inleds i mars 2021. Kontraktets helhetsvärde inklusive optionsåren är ca 480 000 € moms 0%

3)    för städningen av lägergårdarna och med option för holmarna samt festhuset i Mariefors väljer Siivoustoimisto Beki Oy. Den tvååriga avtalsperioden inleds i mars 2021. Kontraktets helhetsvärde inklusive optionsåren är ca 460 000 € moms 0%

4)    väljer Beretta Palvelut Oy, Coor Service Management Oy, Siivoustoimisto Beki Oy och Siskon Siivous Oy för skötsel av underhålls- och grundstädningsuppdrag som vid beställs vid behov. Den tvååriga avtalsperioden inleds i mars 2021. Kontraktets helhetsvärde inklusive optionsåren är ca 1 060 000 € moms 0%

5)    ger fastighetsdirektören fullmakt att underteckna ramavtalen och vid behov göra smärre justeringar av teknisk natur samt att besluta om ett eventuellt utnyttjande av optionsåren (1 + 1)

6)    justerar denna paragraf omedelbart.

Beslut

Enligt förslaget.

 

Redogörelse

1. Föremål för upphandlingen, helhetspris och avtalsperiod

Föremål för upphandlingen är städningen av samfällighetens fastigheter.

Upphandlingen omfattar följande delområden. Anbudsgivarna kunde ge offert för ett, två eller samtliga delområden:

1. städning av trappor och verksamhetslokaler (10 objekt) – för uppdraget väljs en (1) tjänsteleverantör. 

2. städning av lägergårdarna (Lohiranta, Korpirauha, Porkala) och som option holmarna (Lekholmen och Stenholmen) samt Festhuset i Mariefors – en (1)producent väljs för detta uppdrag

3. fyra (4) producenter väljs för underhålls- och grundstädning som beställs vid behov.

Delområde 1 trappstädning; gäller städning av trapphus, tvättstugor, torkrum, bastun samt omklädningsrum i 9 av beställarens fastigheter. Vilka utrymmen som ska städas i respektive objekt och dessa utrymmens areal varierar. I fråga om verksamhetslokalerna omfattar städningen av Församlingarnas hus (Tredje linjen 22) i sin helhet. Värdet på delområde 1 inklusive optionsåren uppgår till ca 480 000 € moms 0%.

Delområde 2; omfattar lägergårdarna och som option holmarna samt festhuset i Mariefors. I Mariefors gäller städningen inkvarteringsutrymmena, iordningställande efter användning samt slutstädning av utrymmena under och efter evenemangen. Värdet på delområde 2 inklusive optionsåren är ca 460 000 € moms 0%.

Delområde 3 omfattar städtjänster som beställs separat och avser underhållsstädning i församlingarnas lokaler, grundstädning samt specialstädning (bl a renoverande rengöring av golv, kristallisering, skyddsbehandling av stengolv). Ramavtalsförfarandet innebär att valet av producent sker direkt eller, om det nationella gränsvärdet överskrids, genom lätt konkurrensutsättning. Vid direkt val av producent kan beställaren ge uppdraget direkt till den producent som anses lämpligast. Beställaren kan göra en lätt konkurrensutsättning även om det nationella gränsvärdet inte överskrids. I så fall gäller konkurrensutsättningen leverantörerna som ingår i ramavtalet och som urvalskriterium gäller i så fall lägsta pris. Värdet på delområde 3 inklusive optionsår är ca 1 060 000 € moms 0%. Den uppskattade årsförbrukningen preciserades under beredningen och därför avviker avtalets uppskattade totalvärde från den uppskattade årsförbrukning som ligger till grund för referensvärdet.

Avtalets egentliga löptid är 2 år med option för 1 + 1 tilläggsår. Beslut om användande av optionen fattas separat. Avtalsperioden torde inledas i mars 2021.

2. Upphandlingsförfarande

Detta är ett ramavtal. Upphandlingar som överskrider EU:s tröskelvärde ska konkurrensutsättas, vilket i detta fall gjordes som öppet elektroniskt förfarande via Cloudia. Anbudsbegäran publicerades den 5.11.2020 och eventuella frågor kunde ställas t o m den 27.11.2020. Inom fataljetiden ställdes fyra frågor via webbplatsen Tarjouspalvelu.fi. Frågorna besvarades via samma kanal. Upphandlingsenheten publicerade den 26.11.2020 ett tilläggsmeddelande gällande anbudsbegäran.

Upphandlingsenheten upptäckte den 3.12.2020 ett tekniskt fel i upp-handlingsannonsen. Felet gjorde det omöjligt för anbudsgivarna att ge anbud för respektive delområde. Därför korrigerade upphandlingsenheten anbudsbegäran och förlängde samtidigt tiden för eventuella tilläggsfrågor till den 14.12.2020. Fataljetiden för lämnande av anbud förlängdes till den 4.1.2021.

3. Erhållna anbud

Anbuden skulle ges elektroniskt före kl 12.00 den 4.1.2021. Inom utsatt tid inlämnades följande 15 anbud:

- Afka Oy (1600616-7): delområde 1, 2 och 3

- Beretta Palvelut Oy (1808448-4): delområde 3

- Clean-Kalle Ab Oy (0243124-2): delområde 2

- Coor Service Management Oy (1597866-9): delområde 1 och 3

- Fresh House Oy (0868611-5): delområde 1 och 3

- GR-Siivous Oy (1495189-4): delområde 3

- Lassila & Tikanoja Oyj (1680140-0): delområde 1

- MTB-Siivouspalvelu Oy (0680535-2): delområde 1

- Pudas tuote tmi (1770108-1): delområde 2

- Puhdas Unelma Oy (2558272-1): delområde 1, 2 och 3

- Siivoustoimisto Beki Oy (0196505-8): delområde 1, 2 och 3

- Siskon Siivous Oy (0977912-9): delområde 1 och 3

- SOL Palvelut Oy (2160299-1): delområde 1

- Tehopro Oy (2051385-8): delområde 3

- WIRTIN (2842319-5): delområde 1

4. Evaluering av anbudsgivarnas lämplighet

Utgångspunkten vid offentlig upphandling är att anbudsgivaren svarar för innehållet i anbudet och att upphandlingsenheten har rätt att förlita sig på att uppgifterna i anbudet håller streck. Den vinnande anbudsgivarens uppgifterna måste kontrolleras innan avtalet undertecknas. Dettahar upphandlingsenheten gjort i fråga om de anbudsgivare som på basis av den preliminära jämförelsen av anbuden torde väljas.

I anbudsbegäran ställdes följande behörighetskrav:

Den angivna kundansvariga personen ska åtminstone ha avlagt städteknikerexamen, specialyrkesexamen för ledare av städningsarbete eller motsvarande äldre examen.

På basis av den preliminära jämförelsen av anbuden uppfyller inte de kundansvariga personer som Afka Oy och Tehopro angett de krav på utbildning inom städbranschen som angavs i begäran om anbud. Följaktligen uppfyller inte dessa företag det i anbudsbegäran angivna minímikravet och därmed måste upphandlingsenheten utesluta dem.

Område 1; Lassila & Tikanoja Oyj. uppfyller kraven som ställts på leverantören

Delområde 2; Siivoustoimisto Beki Oy uppfyller kraven som ställts på leverantören.

Delområde 3; Beretta Palvelut Oy, Coor Service Management Oy, Sii-voustoimisto Beki Oy och Siskon Siivous Oy uppfyller kraven som stäl-lts på leverantören.

5. Bedömning av huruvida anbuden motsvarar anbudsbegäran

Utöver bedömningen av anbudsgivarnas lämplighet har upphandlingsenheten förlitat sig på att anbudsgivarnas uppgifter håller streck. Endast uppgifterna för de anbudsgivare som på basis av den preliminära anbudsjämförelsen torde väljas har granskats.

Delområde 1; Lassila & Tikanoja Oyj:s anbud motsvarar anbudsbegäran.

Delområde 2; Siivoustoimisto Beki Oy:s anbud motsvarar anbudsbegäran.

Delområde 3; Beretta Palvelut Oy:s, Coor Service Management Oy:s, Siivoustoimisto Beki Oy:s och Siskon Siivous Oy:s anbud motsvarar anbudsbegäran.

6. Jämförelse av anbuden

Som kriterium vid val av vinnande anbud betraktades anbudens totalekonomiska fördelaktighet. Kvalitetskriterierna ingår i de minimi- och behörighetsvillkor som nämns i anbudsbegäran. Valkriteriet är det lägsta priset.

En jämförelsetabell ingår som bilaga till beslutet.

7. Upphandlingsbeslut och -avtal

På basis av konkurrensutsättningen föreslås att upphandlingen görs som följer:

- delområde 1, städning av trappor och verksamhetslokaler: Lassila & Tikanoja Oyj

- delområde 2, städning av lägergårdarna och som option holmarna samt Festlokalen i Mariefors: Siivoustoimisto Beki Oy

- delområde 3, underhålls- och grundstädning som beställs separat: Beretta Palvelut Oy, Coor Service Management Oy, Siivoustoimisto Beki Oy och Siskon Siivous Oy

Upphandlingsavtalen uppstår först sedan de skriftliga avtalen undertecknats.

Bilaga

18	Siivouspalvelut Vertailutaulukko (icke offentl. OffentL 6 § 3 punkten 7 § 2 mom.)