Församlingsrådet i Johannes församling
Protokoll 04.10.2021/Paragraf 111

171/2021

 

111 §

Rekrytering av informatör, remitterat ärende

 

Beslutsförslag

 

(Beredningsutskottet): Församlingsrådet tar ställning till huruvida man nu rekryterar en ny informatör på ett tvåårigt tidsbundet avtal med option på förlängning.

Beslut

Församlingsrådet beslöt att rekrytera en informatör på 2 års kontrakt. En rekryteringsgrupp bestående av Christian Kock, Martina Harms-Aalto och Nina Österholm tillsätts.

 

Redogörelse

13.9.2021

Församlingens informatör Louise Häggström har slutat i Johannes församling då hon påbörjat studier i Norge. För närvarande är hon tjänstledig fram till 16.11 för att möjliggöra en diskussion i församlingsrådet gällande fortsättningen. Avsikten är att inte bevilja tjänstledigt för de tre år som studierna beräknas ta.

Johannes församling hade länge en kombinerad församlings- och infosekreterare. Eftersom infoverkligheten förändras snabbt och hela tiden blir större och viktigare beslöts att en skild informatör skulle anställas. Samtidigt kunde vi frångå användningen av vikarier i kansliet.

 

Till infohelheten hör också den regionala informatören, Nina Österholm, som finansieras av Johannes församling till 20 %. Hon rapporterar till samfällighetens informationschef, men betjänar alla tre svenska församlingar. Detta upplägg har fungerat mycket bra och täcker en del av infobehoven.

 

Louise Häggström har varit informatör i församlingen  ca 2,5 år och under den tiden har infon utvecklats mycket. Bl.a. har en kommunikationsplan gjorts och godkänts av FR och aktiviteterna på sociala medier blivit mera systematiska och bättre. En heltidsinformatör har möjliggjort kampanjarbete (Var är du? / #Utandig / Ekofasta m.fl) utöver de löpande uppgifterna. Kampanjerna ger synlighet utanför de traditionella kanalerna och påminner helsingforsarna om församlingen och kyrkans arbete.

Under pandemin har behovet av att både kunna kommunicera på olika plattformer samt strömma eller på andra sätt aktivt dela innehåll digitalt ökat markant. Detta kunde vara klokt att beakta i rekryteringen, både i form av ett tekniskt stöd för personalen samt som producent av innehåll för församlingens fortsatta digitala närvaro.

 

Det är ett faktum att info i dag är ett arbete för proffs, i synnerhet om man går in för att utveckla och inte bara upprätthålla.

 

I beslutet om att rekrytera en informatör  bör ändå de ekonomiska utsikterna vägas in. I budgetförslaget för 2022 finns informatören med, men budgetförslaget är negativt för andra året i rad och de förslag för ekonomin som presenteras i Modigt tillsammans-materialet omfattar en ca 3 % årlig minskning av ramen fram till 2029. Omfattande nedskärningar är alltså i sikte.

Ifall en ny heltidsinformatör rekryteras har församlingen 120 % informatör, ifall ingen rekrytering görs har vi 20 %. Att rekrytera en informatör på deltid är naturligtvis också ett alternativ som kan övervägas.

 

 

4.10.2021

Scenarier:

Hur ser det ut ifall vi fortsätter utan en informatör

Om infoverksamheten organiseras utan en egen informatör betyder det oundvikligen att arbetsbilden för den gemensamma informatören ändrar. Den gemensamma informatörens uppgifter handlar i hög grad om gemensamma satsningar, såsom Kyrkpressens Helsingforssidor, de regionala Hbl-annonserna, Kyrkan i Helsingfors på sociala medier, Lekholmen m.m. Om detta skärs ner drabbas även Petrus och Matteus församling vilket innebär att även diskussioner mellan församlingarna behöver föras. Utgångspunkten här borde därför vara att dessa välfungerande uppgifter får fortsätta.

En del av infoproduktionen kan delegeras till sektorerna som utser sina ansvariga och som t.ex. har egna dagar då de ser till att det händer nåt på sociala medier. I sektorerna kan material om verksamheten sammanställas, såväl ren marknadsföring av kommande evenemang som glimtar och bilder från det som händer på olika fronter. Med gott ledarskap och god organisering kommer vi rätt långt. Samtidigt får man räkna med att kvaliteten på materialet blir ojämn, att det blir svårt att följa gemensamma strategier och att det blir svårt att utveckla, t.ex. mot nya plattformar eller trender som ger synlighet.

Koordineringen av veckoannonseringen och rutinmässig uppdatering av hemsidan kan skötas av församlingssekreteraren.

En utmaning för sig är infoskärmen i kansliet. Innehållet där behöver vara av hög kvalitet och uppdateras tillräckligt ofta för att den skall motivera sin plats. I framtiden är det möjligt att anslagstavlorna vid inkörsbommen till kyrkan blir elektroniska och då ska också de skötas väl.

Kvalitetsutvecklingen, koordineringen, kampanjer m.m. faller i första hand på den gemensamma informatören.

Ev. Kunde man stärka some-konceptet med t.ex. sökmotoroptimering genom köpta tjänster. Det kräver dock att man vet precis vad man vill ha vilket också kräver arbete och kunnande.

 

Hur ser det ut ifall vi rekryterar en ny informatör

Ifall vi rekryterar en ny informatör blir de utmaningar som ovan nämns hanterliga och verksamheten kan fortsätta att utvecklas. Då nya arenor öppnar sig i den snabbt föränderliga infovärlden kan vi hålla oss aktuella och fräscha. Behovet av strömmade gudstjänster och annat material är ett exempel på detta.

Men samtidigt utökar vi personalstyrkan med en person vilket innebär att det nedskärningstryck som väntar inför 2023 är märkbart större och kommer att vara mera smärtsamt. De svåra besluten blir ännu lite svårare. Vilken ställning informatören skulle ha i en nedskärningsplan ifall tjänsten nu var besatt är inte alls diskuterat.

De ekonomiska utsikterna föranleder oss att göra en långsiktig plan över hur personalen efter nedskärningar behöver se ut. Att helt gå enligt naturlig avgång är inte fullt ut möjligt, även om det kommer att hjälpa en bit på vägen. För att rätt kunna avväga vilken personal som behövs vore det också motiverat att föra en strategisk diskussion gällande målgrupp och målsättningar för verksamheten. En bilaga med den nuvarande personalen och dess uppgifter enligt kostnadsställen bifogas. Att göra en sådan strategi är på kort varsel inte möjligt. Därför föreslår beredningsutskottet att om en informatör rekryteras skulle detta ske som en tidsbunden anställning på två år med option på förlängning.

 

Bilagor

3	Inlaga om informatörens roll från Nina Österholm