Yhteinen kirkkoneuvosto
Protokoll 14.03.2019 Paragraf 79

496/2019

 

79 §	Diakonian asiakastietojärjestelmän ohjausryhmän asettaminen

 

Päätösehdotus

 

Seurakuntayhtymän johtaja Juha Rintamäki

Yhteinen kirkkoneuvosto päättää nimetä seuraavat henkilöt diakonian asiakastietojärjestelmän ohjausryhmän jäseniksi:

Stefan Forsén, yhteisen seurakuntatyön johtaja (puheenjohtaja)

* Kristian Pesti (sihteeri)

* Juha Tuohimäki, hallintojohtaja

* Mare Kinanen, vs. diakonian päällikkö

* Seppo Kuusivuori, tietohallintopäällikkö

* Maija Åker, johtava diakoniatyöntekijä, Töölön seurakunta

* Heikki Nenonen, kirkkoherra, Haagan seurakunta

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

 

Selostus

Diakonian asiakastietojärjestelmän uusimisprojekti ja ohjausryhmän nimeäminen

Helsingin seurakuntayhtymän yhteisessä seurakuntatyössä ja seurakunnissa on käytetty diakonian asiakastietojärjestelmää, Status-Työkirjaa lähes 20 vuotta. Päätös ko. ohjelman hankinnasta tehtiin 2000 ja ohjelma otettiin käyttöön 2002. Tällä hetkellä Helsingin seurakuntayhtymällä on Status-sovelluksia diakoniatyössä käytettävän Työkirjan lisäksi Hautakirja (sisältää hautainhoidon ja hallintaoikeuden pidennyksen) ja siihen kiinteästi liittyvän myyntireskontra, irtaimistorekisteri, tiedotuslehtirekisteri ja nk. Historia-Papinkirja. Statuksen eri sovelluksista on tarvittavat rajapinnat Kirkon palvelukeskukseen ja Kirjuriin.

Statuksen elinkaari ohjelmakokonaisuutena on tällä hetkellä loppumetreillään vanhanaikaisuuden vuoksi ja CGI Oyj ei panosta enää sen kehittämiseen. Ohjelmisto on rakennettu Solid-tietokannan päälle client-server- tekniikalla, joka asettaa paljon rajoituksia käytettävyyteen eli sovellus toimii vain työasemaohjelmiston kautta. Sovellusta ylläpidetään seurakuntayhtymän tietohallinnon konesalissa kahdella serverillä.

 

Helsingin seurakuntayhtymä on tehnyt vuonna 2016 Status-ohjelmiston versio- ja ylläpitosopimukset CGI:n kanssa, kuten kaikki muutkin seurakunnat, joilla on käytössään Status-ohjelmistoja. CGI irtisanoi tuolloin yhteistyösopimuksen Rauhala Yhtiöiden kanssa ja Helsinki teki oman asiakaspalvelusopimuksen Rauhala Yhtiöiden kanssa.

Rauhala Yhtiöt, joka on vastannut Status-sovelluksien koulutuksesta ja asiakaspalvelusta, on lokakuussa 2018 irtisanonut kaikki Status-ohjelmia koskevat asiakaspalvelusopimukset 2019 vuoden alusta, joten myös Status-Työkirjan käyttäjätuki ja koulutus loppuu tuolloin. Vuoden 2019 alusta lähtien olemme pelkästään CGI:n tietämyksen varassa, mikä on suuri riskitekijä jatkuvuutta ajatellen. Status-seurakuntaohjelmistoa koodaa tällä hetkellä käytännössä yksi ihminen alihankkijana CGI:lle. 

Vuoden 2015 alussa Helsingin seurakuntayhtymä siirtyi Kirkon palvelukeskuksen asiakkaaksi ja siinä yhteydessä luopui Statuksen taloudenohjauksen sovellusten käytöstä. Statuksen seurakuntatoimen sovelluksista jäi Helsingin seurakuntayhtymän käyttöön vielä Statuksen Työkirja, Hautakirja, Tiedotuslehtirekisteri sekä Hautakirjaan liittyvä myyntireskontra ja laskutus.

Toimintakulttuurin muutoksen yhteydessä yhdeksi Helsingin seurakuntayhtymän kärkihankkeeksi nimettiin sähköisen asioinnin kehittäminen, digitalisointi. Se käsittää Helsingin seurakuntayhtymän asiointiportaalin kehittämisen siten, että asiakkaat voisivat verkon kautta varata mm. hautaan siunaamiseen liittyviä kappelitiloja ja kirkkoja, tehdä kastevarauksia sekä vihkivarauksia.

Varsinaisen diakonian asiakastietojärjestelmän kehittäminen käsittää ohjelmiston uusimisen siten, että se vastaa nykyajan tarpeita, kuten asiakaslähtöisyys, selainpohjaisuus, mobiliteetti, kattava tapahtumadokumentointi (asiakaskertomukset, suunnittelu), arkistointi, tilastointi (kirkkohallitus ja toiminta), toimintaryhmien hallinnointi sekä ottaa huomioon vapaaehtoiset työntekijät asiakastyössä eli miten vapaaehtoiset voivat tallentaa tiettyjä tilastointiin tarvittavia tietoja ohjelmaan. Asiakastietojen tallentamisessa tulee ottaa huomioon tietojen sensitiivisyyden vuoksi tarkoin mietitty käyttövaltuushallinta ja GDPR vaatimukset. Tietoturvavaatimukset on määriteltävä siten, että ohjelmiston käyttö erilaisilla päätelaitteilla (tietokone, tabletti, älypuhelin) on täysin turvallista ja salattua.

Järjestelmän tulee olla käytettävissä kaikilla erilaisilla päätelaitteilla, mikä mahdollistaa työntekijöiden asiakaskäynnit mm. kotona ja muualla kuin varsinaisessa työpisteessä Tiedot tallennetaan saman tien kerralla kantaan ja vältetään viiveiden aiheuttamat virheet sekä tieto on mahdollisemman reaaliaikaista.

Diakoniatoiminnan PT-suunnittelu mahdollistuu ja järkevöityy järjestelmän avulla tuotetuista tiedoista. Ohjelmiston käyttöönotto selkeyttää myös eri seurakuntien toiminnan prosesseja ja yhtenäistää niitä. Tämä mahdollistaa diakoniatoiminnan kokovaltaisen tarkastelun Helsingin seurakuntayhtymässä.

Koko seurakuntayhtymän, erityisesti johdon on sitouduttava asetettuihin tavoitteisiin ja muutosten läpivientiin. Tämä edellyttää vahvaa panostusta projektin. Projektiin on nimetty projektiryhmä, joka on jo aloittanut työskentelynsä jo kesän alussa. Projektin projektipäälliköksi on nimetty Herttoniemen seurakunnan diakoni Kristian Pesti